Ocupado ou produtivo? A verdade incômoda por trás do seu planejamento estratégico

Nas empresas, e aqui falando mais especificamente das cooperativas, onde tenho maior expertise, frequentemente encontramos um ciclo vicioso: agendas lotadas, reuniões intermináveis e uma sensação constante de “não ter tempo”. Quando eu assumi a diretoria de mercado de uma Cooperativa de grande porte, era o que mais me incomodava, pois drenava meu tempo e minha energias, reduzindo a aplicação no que realmente importava: traçar, monitorar e rever estratégias para o desenvolvimento, especialmente cuidando da nossa gente, em como eles veem, se conectam e executam o que foi planejado. Ao acompanhar as rotinas das agências, percebi que de fato todos estavam muito ocupados, e pouco tinham tempo para questões essenciais a uma consultoria de qualidade ao cooperado.

Mas será que toda essa agitação nos leva aos resultados desejados? Ou estamos apenas presos na armadilha de estar ocupado sem ser produtivo?

A dura realidade é que muitas vezes, impulsionados pela tradição e por rotinas que se perpetuam, acabam dedicando tempo e energia a atividades que não agregam valor real, distanciando-se do foco no que realmente importa: os objetivos estratégicos e o sucesso dos cooperados.

A armadilha do “sempre fizemos assim e deu certo”

Estamos tão imersos na rotina diária e no planejamento feito no final do ano anterior que as mudanças no cenário podem passar desapercebidas, ou são identificadas tardiamente. O mercado muda, os concorrentes estão em contato nossos cooperados, com novas oportunidades e soluções… e nós continuamos tentando trabalhar da mesma forma, mesmo quando os resultados esperados não aparecem. Ficamos atados a previsões que nem sempre acontecem, sem coragem para fazer as correções de rota necessárias. Não é o que nos trouxe até aqui que nos levará adiante, na mesma velocidade, se não fizermos as adaptações, correções e evoluções, ficamos pra trás…

Da ocupação à produtividade estratégica: o caminho para a transformação

A mudança começa na mentalidade e na implementação de práticas que garantam que cada ação esteja alinhada ao propósito maior da cooperativa. Planejar, executar, monitorar e rever fazem parte do ciclo, e nesse sentido virtuoso:

1. Questione suas rotinas (implacavelmente!):

• Revisão de processos: mapeie cada processo. Pergunte: “Por que fazemos isso? Qual valor real agrega? O que aconteceria se parássemos?” Você se surpreenderá com quantas tarefas são desnecessárias ou podem ser simplificadas.
• Princípio de Pareto: identifique as 20% das atividades que geram 80% dos resultados. Foco nelas! As demais devem ser reavaliadas ou eliminadas.
• Desafie o “Status Quo”: crie uma cultura onde é permitido – e incentivado – perguntar “Por que fazemos assim?” em vez de “Sempre foi assim e deu certo”. Talvez o que deu certo em outro momento e outro cenário precisam de mudanças para o momento atual.

2. Planejamento estratégico dinâmico, não estático:

• Ciclos de revisão e gestão estratégica: o planejamento não é um evento anual, mas um processo contínuo. Estabeleça revisões mensais ou trimestrais para avaliar o desempenho, analisar o ambiente e ajustar as velas conforme o vento muda.
• KPIs relevantes: meça o que realmente importa. Seus indicadores-chave de desempenho (KPIs) devem ser bússolas que mostram se você está no caminho certo. Não são apenas números bonitos em uma tela para o Conselho, mas são guias para as ações do dia-a-dia. Depois que o tempo passou, não têm muita utilidade…
• Adapte-se, não resista: esteja preparado para flexibilizar e, se necessário, pivotar. A capacidade de correção de rota é um diferencial competitivo importante, tanto no direcionamento estratégico quanto nas rotinas diárias.

3. Priorize com foco “laser”:

• Menos é mais: um planejamento com 20 prioridades é um planejamento sem prioridades. Concentre-se em um número limitado de objetivos estratégicos que trarão o maior impacto. Cada uma delas pode ter desdobramentos, mas devem colaborar para as prioridades principais.
• Matriz de valor: use ferramentas para classificar tarefas e projetos pelo seu valor estratégico e não apenas pela urgência, que o ajudem a identificar com clareza onde você está e aonde você quer chegar.

4. Crie uma cultura de experimentação:

• Aprenda rápido: incentive a experimentação em pequena escala e a aprendizagem contínua. Errar faz parte do processo, desde que se aprenda com os erros.
• Tecnologia como aliada: utilize a tecnologia para automatizar tarefas repetitivas e liberar sua equipe para focar em iniciativas mais estratégicas.
• Liderança e equipes engajadas: empodere seus colaboradores com responsabilidade (delegar não é delargar) e as ferramentas certas para impulsionar a cooperativa a seus objetivos.

Corrigir a rota de uma cooperativa exige, além de boas intenções, método, disciplina e uma liderança que inspire a adaptabilidade e o foco no valor real. É um investimento na sustentabilidade e no futuro do seu negócio.

Sua cooperativa está pronta para ir além do “estar ocupado” e realmente ser produtiva e estratégica?

Se você reconhece esses desafios e deseja transformar a maneira como sua cooperativa planeja e executa, podemos ajudar. Oferecemos programas de treinamento focados em gestão estratégica e consultoria personalizada para guiar sua equipe nesse processo essencial de realinhamento e otimização.

Vamos conversar sobre como podemos impulsionar o sucesso da sua cooperativa?